Zur eindeutigen Identifizierung wird jedem wirtschaftlich Tätigen durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ab November 2024 stufenweise eine Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) zugeteilt. Die W-IdNr. ist schon seit Jahren in der Planung und soll für Betriebe ungefähr dieselbe Aufgabe erfüllen wie es die Steueridentifikationsnummer seit 2007 für natürliche Personen tut. An den bestehenden Nummernsystemen ändert sich durch die W-IdNr. allerdings nichts, sodass einem Unternehmer für steuerliche Zwecke künftig also bis zu vier Nummern gleichzeitig zugewiesen sind - neben der neuen W-IdNr. seine persönliche Steueridentifikationsnummer, die Steuernummer beim Finanzamt sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStIdNr.).

Die Vergabe der W-IdNr. erfolgt automatisiert und vollständig elektronisch durch das BZSt. Jeder Betrieb und Unternehmer erhält diese ohne Antrag entweder durch öffentliche Mitteilung oder elektronisch über das ELSTER-Benutzerkonto. Auch wenn mittelfristig alle wirtschaftlich Tätigen eine W-IdNr. erhalten sollen, wird diese im ersten Schritt nur an Unternehmer vergeben, die gesetzlich zum Abführen von Umsatzsteuer verpflichtet oder umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer sind. Wer nicht zu diesen beiden Gruppen gehört, erhält nach derzeitiger Planung die W-IdNr. ab dem 3. Quartal 2025.

Viele Unternehmen werden in dieser ersten Phase jedoch gar keine individuelle Mitteilung über ihre W-IdNr. erhalten, denn per öffentlicher Mitteilung im Bundessteuerblatt hat das BZSt darüber informiert, dass alle Unternehmen, die bis zum 30. November 2024 bereits eine UStIdNr. erhalten haben, ab dem 3. Dezember 2024 die UStIdNr. zugleich als W-IdNr. verwenden sollen. Auch wenn sich die W-IdNr. vom Aufbau her an der UStIdNr. orientiert, ist die UStIdNr. allein jedoch noch keine vollständige W-IdNr. Denn neben dem Länderkürzel "DE" und einer neunstelligen Ziffernfolge besteht die W-IdNr. zusätzlich aus einem fünfstelligen Unterscheidungsmerkmal. Dabei ist jedes vergebene Unterscheidungsmerkmal mit einer Steuernummer verknüpft, mit welcher der Betrieb oder die Betriebsstätte beim zuständigen Finanzamt geführt wird.

In der ersten Stufe der Vergabe wird allen wirtschaftlich Tätigen zunächst das Unterscheidungsmerkmal "00001" zugeordnet. Werden mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten ausgeübt, vergibt das BZSt dafür weitere Unterscheidungsmerkmale ab 2026. Vorerst hat jede vollständioge W-IdNr. also das Format "DE123456789-00001", wobei der erste Teil der UStIdNr. oder der vom BZSt mitgeteilten W-IdNr. entspricht.

Auch wenn sich die W-IdNr. beim Aufbau und bei der Vergabe an die UStIdNr. anlehnt, ersetzt sie diese nicht. Während die UStIdNr. für grenzüberschreitende Geschäfte in der EU genutzt wird, dient die W-IdNr. für steuerliche und wirtschaftliche Zwecke im Inland. Die gesonderte Beantragung der UStIdNr. ist trotz Vergabe der W-IdNr. wie bisher erforderlich, sobald grenzüberschreitende Geschäfte geplant sind.

Wer bereits eine UStIdNr. beantragt hat, kann ab Dezember 2024 eine erneute Mitteilung der W-IdNr. beim BZSt beantragen, falls die UStIdNr. nicht mehr vorliegt oder unklar ist, ob diese noch gültig ist. Die Steuernummer bleibt auch nach Einführung der W-IdNr. in ihrer Funktion bestehen und ist auf den steuerlichen Vordrucken wie bisher zu verwenden. Die elektronischen Steuererklärungsvordrucke werden nach und nach um die Angabe der W-IdNr. erweitert. Da die W-IdNr. stufenweise vergeben wird, ist die Angabe der W-IdNr. und des Unterscheidungsmerkmals in den elektronischen Vordrucken jedoch vorerst bis zum 31. Dezember 2026 nicht verpflichtend.

Auch wenn noch eine weitere Identifikationsnummer zunächst nach noch mehr Bürokratie klingt, soll die W-IdNr. langfristig zur Digitalisierung und Entbürokratisierung der Steuerverwaltung und zu einer bundesweiten behördenübergreifenden Kommunikation beitragen. Die W-IdNr. bleibt für die Dauer der gesamten wirtschaftlichen Tätigkeit - unabhängig von etwaigen Unterbrechungen - bestehen und ändert sich auch bei Änderungen der Stammdaten (zum Beispiel Wohnadresse, Ort der Geschäftsleitung, Familienstand, Geschlecht, Namensänderung) nicht. Die W-IdNr. gilt gleichzeitig auch als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer nach dem Unternehmensbasisdatenregistergesetz.