Viele der zum Jahreswechsel in Kraft getretenen Änderungen im Bereich der Lohnsteuer und Sozialversicherung beschränken sich auf die Anpassung von Grenzwerten, Beitragssätzen und anderen gesetzlich festgeschriebenen Beträgen. Die wichtigsten Änderungen aus dieser Kategorie sind zweifellos die Anhebung des Mindestlohns und der Eckwerte im Einkommensteuertarif, darunter das steuerfreie Existenzminimum sowie der Kinderfreibetrag.

Daneben müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im neuen Jahr aber noch einige weitere Änderungen im Auge behalten. Das reicht von der Einführung einer neuen Kostenpauschale für Berufskraftfahrer über die Ausweitung verschiedener Steuerbegünstigungen für Elektromobilität und andere umweltfreundliche Transportmittel bis zur Einbeziehung beschränkt steuerpflichtiger Arbeitnehmer in das ELStAM-System. Besondere Aufmerksamkeit verdient aber insbesondere die neue Definition für steuerfreie Sachbezüge, denn dadurch werden verschiedene Methoden ausgehebelt, mit der bisher die Sachbezugsfreigrenze ausgenutzt wurde.

Sachbezüge: Immer wieder gab es in der Vergangenheit Streit mit den Finanzämtern über die Abgrenzung zwischen Bar- und Sachlohn, insbesondere wenn es um Gutscheine, Kostenerstattungen oder die Übernahme von Versicherungsbeiträgen durch den Arbeitgeber ging. Weil sich die Rechtsprechung zu dieser Abgrenzung im Lauf der Jahre mehrfach geändert hat, soll ab 2020 eine gesetzliche Definition dauerhaft für mehr Klarheit sorgen und gleichzeitig bestimmte Entgeltoptimierungsmodelle für die Zukunft verhindern.

Zum grundsätzlich steuerpflichtigen Barlohn gehören nun zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten sowie Versicherungsbeiträge und andere Zukunftssicherungsleistungen für den Arbeitnehmer oder diesem nahestehende Personen. Es wird also grundsätzlich klargestellt, dass alle Leistungen, die auf einen Geldbetrag lauten, auch als Einnahme in Geld behandelt werden. Gutscheine gelten allerdings weiterhin als Sachbezüge, wenn der Aussteller identisch ist mit dem Unternehmen, dessen Waren oder Dienstleistungen damit bezogen werden können. Weitere Voraussetzung ist, dass die Gutscheine zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt und nicht im Rahmen einer Entgeltumwandlung ausgegeben werden. Bestimmte Leistungen (Guthabenkarten etc.) sind damit keine Sachbezüge mehr. Die Änderung wirkt sich nicht nur auf die monatliche Freigrenze für Sachbezüge von 44 Euro aus, sondern auch auf die Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen.

Wohnungsüberlassung: Für Wohnungen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zu eigenen Wohnzwecken überlässt, wird ein Bewertungsabschlag eingeführt. Bisher war grundsätzlich die Differenz zwischen vom Arbeitnehmer tatsächlich gezahlter Miete und ortsüblicher Miete als Sachbezug zu versteuern. Jetzt soll der Ansatz eines Sachbezugs unterbleiben, soweit der Arbeitnehmer mindestens zwei Drittel der ortsüblichen Miete bezahlt und die ortsübliche Nettokaltmiete nicht mehr als 25 Euro je Quadratmeter beträgt. Effektiv ist also nur noch die Differenz zwischen tatsächlicher Miete und der um ein Drittel reduzierten Vergleichsmiete als Sachbezug anzusetzen. Damit soll die soziale Fürsorge von Arbeitgebern unterstützt werden, die ihren Arbeitnehmern auch in hochpreisigen Ballungsgebieten bezahlbaren Wohnraum bereitstellen. Die Obergrenze soll die Anwendung des Bewertungsabschlags auf Luxuswohnungen verhindern. Für die Bewertung einer Unterkunft, die keine vollständige Wohnung ist, ist wie bisher der amtliche Sachbezugswert maßgebend.

Kraftfahrerpauschale: Für Berufskraftfahrer und andere Arbeitnehmer, die ihre Tätigkeit vorwiegend in einem Kfz ausüben, gibt es ab 2020 eine neue Werbungskostenpauschale für Übernachtungen im Fahrzeug des Arbeitgebers von 8 Euro pro Tag. Diesen Betrag kann der Arbeitnehmer in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen, sofern der Betrag nicht vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt wird. Selbstverständlich können stattdessen auch weiterhin die tatsächlichen Aufwendungen geltend gemacht werden, wenn diese höher sind. Die Entscheidung, die tatsächlich entstandenen Mehraufwendungen oder den gesetzlichen Pauschbetrag geltend zu machen, muss jedoch im ganzen Kalenderjahr einheitlich sein. Die neue Pauschale kann zusätzlich zu den Verpflegungsmehraufwendungen für alle Tage mit einer Abwesenheit von 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag beansprucht werden.

Betriebliche Gesundheitsförderung: Arbeitgeber können ihren Beschäftigten Leistungen, die der Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands der Arbeitnehmer oder der betrieblichen Gesundheitsförderung dienen und bestimmten Vorgaben genügen, bis zu einem Betrag von 500 Euro pro Arbeitnehmer und Jahr steuerfrei zur Verfügung stellen. Der Arbeitgeber kann die Leistung entweder als betriebsinterne Maßnahme anbieten oder Barzuschüsse für solche Leistungen durch externe Anbieter gewähren, zum Beispiel für Ernährungsberatung, Stressbewältigung oder gesundheitsorientierte Bewegungsprogramme. Dieser Freibetrag wird ab 2020 auf 600 Euro angehoben.

Gruppenunfallversicherung: Beiträge des Arbeitgebers zu einer Gruppenunfallversicherung für seine Arbeitnehmer sind kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, wenn allein der Arbeitgeber die Rechte aus dem Versicherungsvertrag geltend machen kann. Steht der Leistungsanspruch gegenüber der Versicherung dagegen unmittelbar dem Arbeitnehmer zu, sind die Beitragsleistungen steuerpflichtiger Arbeitslohn. Allerdings kann die Lohnsteuer mit einem Satz von 20 % pauschaliert werden, wenn der durchschnittliche Versicherungsbeitrag pro Arbeitnehmer nicht mehr als 62 Euro im Jahr beträgt. Diese Pauschalierungsgrenze steigt ab 2020 auf 100 Euro pro Arbeitnehmer und Jahr.

Kurzfristige Beschäftigung: Für kurzfristige Tätigkeiten, bei denen die im Inland ausgeübte Tätigkeit 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht übersteigt, ist eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % des Arbeitslohns möglich. Die Pauschalierung ist aber an bestimmte Voraussetzungen geknüpft. Insbesondere darf der durchschnittliche Arbeitslohn je Arbeitstag nicht höher sein als 72 Euro und der durchschnittliche Stundenlohn darf maximal 12 Euro betragen. Diese Höchstbeträge werden ab 2020 auf 120 Euro pro Tag und 15 Euro pro Stunde angehoben. Ohne diese Anhebung wäre eine Einhaltung der Tagesgrenze bei einem achtstündigen Arbeitstag selbst mit dem gesetzlichen Mindestlohn nicht mehr möglich gewesen. Außerdem wird ab 2021 eine Regelung zur Lohnsteuerpauschalierung bei kurzfristigen, im Inland ausgeübten Tätigkeiten beschränkt steuerpflichtiger Arbeitnehmer geschaffen, die einer ausländischen Betriebsstätte des inländischen Arbeitgebers zugeordnet sind.

Betriebsrenten: Seit 2004 gibt es eine Doppelverbeitragung von Betriebsrenten in der Krankenversicherung. Um mehr Geld für die Krankenkassen einzutreiben, hatte die rot-grüne Bundesregierung damals beschlossen, ohne Übergangsfrist und rückwirkend für bestehende Verträge Betriebsrenten nicht nur in der Anspar-, sondern auch in der Auszahlphase im Rentenalter mit dem vollen Beitragssatz zur Kranken- und Pflegeversicherung zu belasten. Diese Doppelverbeitragung wird zwar nicht abgeschafft, aber ab 2020 immerhin deutlich abgemildert. Bisher gab es nur eine Freigrenze: Lag die Summe aus allen Versorgungsbezügen und Arbeitseinkommen aus nebenberuflicher Selbständigkeit über einem Zwanzigstel der monatlichen Bezugsgröße (für 2020 sind das 159,25 Euro), waren die Auszahlungen voll beitragspflichtig. Einmalige Kapitalleistungen werden als fiktiver monatlicher Bezug über einen Zeitraum von zehn Jahren angesetzt.

In der Krankenversicherung wird aus der Freigrenze nun ein Freibetrag, der jedoch nur für die Betriebsrenten gilt und nicht auf Arbeitseinkommen übertragbar ist. Beitragspflichtig ist damit nur noch der Teil, der über dem Freibetrag liegt. In der Pflegeversicherung bleibt jedoch alles wie gehabt - bei Überschreitung der Freigrenze sind die Zahlungen in voller Höhe beitragspflichtig. Außerdem gilt die Freibetragsregelung nur für Pflichtmitglieder der gesetzlichen Krankenversicherung. Bei freiwilligen Mitgliedern werden wie bisher sämtliche Versorgungsbezüge in voller Höhe verbeitragt, selbst wenn sie die Freigrenze nicht übersteigen. Die Änderung wurde erst kurz vor dem Jahreswechsel beschlossen, sodass für Bestandsfälle erst im Lauf des Jahres eine Rückrechnung und Beitragserstattung erfolgen wird.

Jobtickets: Seit Januar 2019 sind Zuschüsse des Arbeitgebers für Jobtickets steuerfrei, sofern sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Allerdings werden die Zuschüsse auf die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers angerechnet. Nun gibt es noch eine Pauschalversteuerungsmöglichkeit für alle anderen Zuschüsse zu Jobtickets, also insbesondere Entgeltumwandlungen und andere Zuschüsse, die der Arbeitgeber nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zahlt. Der Arbeitgeber kann dabei wählen zwischen einem Pauschalsteuersatz von 15 % mit Anrechnung auf die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers oder einem Pauschalsteuersatz von 25 %. Im zweiten Fall sind alle steuerlichen Verpflichtungen abgegolten, es erfolgt keine Anrechnung auf die Entfernungspauschale und auch ein Ausweis der Zuschüsse in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist in diesem Fall nicht notwendig. Die Pauschalversteuerungsmöglichkeit gilt zwar rückwirkend ab Januar 2019, wird sich aufgrund der bereits weitgehend abgeschlossenen Entgeltabrechnungen für 2019 bei Inkrafttreten der Änderung aber erst 2020 auswirken.

Fahrräder: Die 2019 eingeführte und bis Ende 2021 befristete Steuerbefreiung des geldwerten Vorteils aus der Überlassung eines betrieblichen Fahrrads durch den Arbeitgeber oder der privaten Nutzung eines betrieblichen Fahrrads durch den Inhaber wurde bis Ende 2030 verlängert. Für Arbeitnehmer gilt die Steuerbefreiung allerdings nur, wenn die Überlassung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. In allen anderen Fällen ist pro Monat 1 % der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung für die Privatnutzung anzusetzen. Dieser Bewertungsansatz war bisher zu halbieren, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Fahrrad erstmals nach dem 31. Dezember 2018 und vor Ende 2022 überlassen hat. Aufgrund der Gesetzesänderungen hat die Finanzverwaltung diese Regelung nun nicht nur ebenfalls für Überlassungen bis Ende 2030 verlängert, sondern auch nochmals halbiert. Nur für 2019 ist demnach die halbe Preisempfehlung anzusetzen, ab 2020 stattdessen nur noch ein Viertel der Preisempfehlung. Neben den erweiterten Steuervorteilen für die reine Überlassung eines betrieblichen Fahrrads gibt es ab 2020 auch die Möglichkeit zur Pauschalierung der Lohnsteuer auf die unentgeltliche oder verbilligte Übereignung eines betrieblichen Fahrrads durch den Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn.

Weiterbildungsleistungen: Um Rechtssicherheit zu schaffen, werden Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers für Maßnahmen, die nach dem Sozialrecht durch die Bundesagentur für Arbeit gefördert werden können, rückwirkend ab 2019 explizit von der Steuer befreit. Die Steuerbefreiung gilt daneben auch für andere Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers, die der Verbesserung der allgemeinen Beschäftigungsfähigkeit des Arbeitnehmers dienen. Die Weiterbildung darf allerdings keinen überwiegenden Belohnungscharakter haben.

Beschränkt Steuerpflichtige: Mehrere Änderungen dienen dazu, ab 2020 auch beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer in das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sowie den betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleich einzubeziehen. Weil beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer in der Regel in Deutschland nicht meldepflichtig sind, kann die für das Lohnsteuerabzugsverfahren erforderliche Zuteilung einer steuerlichen Identifikationsnummer nicht durch die Gemeinde angestoßen werden. Deshalb muss der Arbeitnehmer selbst die Zuteilung beim Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers beantragen. Um Probleme bei der Antragstellung, Verständigung, Postzustellung und Weitergabe der Identifikationsnummer bei den oft befristeten Dienstverhältnissen ausländischer Arbeitnehmer zu vermeiden, kann der Arbeitnehmer auch seinen Arbeitgeber bevollmächtigen, die Zuteilung einer Identifikationsnummer zu beantragen. In diesem Fall wird die Finanzverwaltung das Mitteilungsschreiben an den Arbeitgeber senden. Mit der Zuteilung der Identifikationsnummer kann der Arbeitnehmer dann wie jeder voll steuerpflichtige Arbeitnehmer auch ganz normal in den betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleich einbezogen werden.

Arbeitnehmerüberlassung: Vom Gesetzestext wurden bei einer grenzüberschreitenden Arbeitnehmerüberlassung bisher nicht ausdrücklich die Fälle erfasst, in denen ein verbundenes ausländisches Unternehmen (oft die Muttergesellschaft) auf einen finanziellen Ausgleichanspruch gegenüber dem inländischen Unternehmer verzichtet, obwohl unter Fremden üblicherweise ein Ausgleich beansprucht worden wäre. Das ermöglichte internationalen Konzernen die Umgehung der Lohnsteuerabzugsverpflichtung für die nach Deutschland entsandten Arbeitnehmer. Eine Änderung schließt ab 2020 diese Lücke im Gesetz, indem die Lohnsteuerabzugsverpflichtung auch dann greift, wenn unter Fremden ein Ausgleich vereinbart worden wäre.