In der Regel soll der Arbeitgeber die EPP mit der Lohnabrechnung für September an alle Arbeitnehmer auszahlen, die bei ihm am 1. September 2022 in einem ersten Arbeitsverhältnis tätig sind. Von dieser Auszahlungspflicht ausgenommen sind nur Arbeitgeber, die entweder keine Lohnsteueranmeldung abgeben (z.B. weil sie nur Minijobber beschäftigen) oder die nur jährlich eine Lohnsteueranmeldung abgeben. Im zweiten Fall kann der Arbeitgeber die Auszahlung vornehmen, muss es aber nicht.

Welchen Arbeitnehmern der Arbeitgeber die EPP auszuzahlen hat, richtet sich nach folgenden Regeln:

Stichtag: Die Voraussetzungen für eine Auszahlung durch den Arbeitgeber müssen am Stichtag 1. September 2022 erfüllt sein. Endet das aktive Arbeitsverhältnis vor dem Stichtag oder beginnt auch nur einen Tag später, dann ist der Arbeitgeber nicht für die Auszahlung der EPP verantwortlich und auch nicht dazu berechtigt. Doppelzahlungen in den Fällen eines Arbeitgeberwechsels kann es somit nicht geben. Sofern bei keinem anderen Arbeitgeber am Stichtag ein Arbeitsverhältnis besteht, der dann für die Auszahlung verantwortlich wäre, können Arbeitnehmer die EPP im kommenden Jahr über die Abgabe einer Steuererklärung für 2022 erhalten.

Erstes Arbeitsverhältnis: Anspruch auf die EPP besteht nur im Rahmen des ersten auf Dauer angelegten Arbeitsverhältnisses. Die Auszahlung durch den Arbeitgeber setzt deshalb voraus, dass der Arbeitnehmer in die Steuerklassen I bis V fällt oder als Minijobber dem Arbeitgeber schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Keine EPP vom Arbeitgeber erhalten damit Arbeitnehmer in der Steuerklasse VI, Minijobber mit einem weiteren Arbeitsverhältnis, kurzfristig Beschäftigte sowie Aushilfskräfte in der Land- und Forstwirtschaft. Kurzfristig Beschäftigte und Aushilfskräfte können die EPP aber im kommenden Jahr über die Abgabe einer Steuererklärung für 2022 erhalten.

Lohnzahlung: Eine Lohnzahlung durch den Arbeitgeber ist weder Voraussetzung für den Anspruch auf die EPP noch reicht sie für den Anspruch auf die EPP aus. Der Arbeitgeber muss die EPP daher auch den Arbeitnehmern auszahlen, die noch in einem aktiven Beschäftigungsverhältnis stehen, aber vorübergehend keine Lohnzahlung erhalten, beispielsweise weil sie vorübergehend freigestellt sind oder Krankengeld, Mutterschaftsgeld oder Elterngeld erhalten. Den Bezug von Elterngeld muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber jedoch nachweisen, um für die Auszahlung der EPP durch den Arbeitgeber in Frage zu kommen. Umgekehrt haben Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis bereits beendet ist, die aber noch Arbeitslohn (z.B. Vorruhestandsgeld oder Übergangsgeld für ein ehemaliges Vorstandsmitglied) oder eine lohnsteuerpflichtige Betriebsrente erhalten, keinen Anspruch auf die Auszahlung der EPP durch den ehemaligen Arbeitgeber.

Inlandsbezug: Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer haben keinen Anspruch auf die EPP. Die Auszahlung der EPP durch den Arbeitgeber setzt deshalb voraus, dass der Arbeitnehmer seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland hat. Wenn der Arbeitnehmer 2022 vom oder ins Ausland umgezogen ist, kommt es auf den Zeitpunkt des Umzugs an. Für Arbeitnehmer, die noch vor dem 1. September 2022 ins Ausland umgezogen sind (Wechsel von der unbeschränkten zur beschränkten Steuerpflicht), soll der Arbeitgeber trotzdem die EPP auszahlen, wenn das Arbeitsverhältnis am Stichtag weiter besteht. Arbeitnehmer, die erst nach dem 1. September 2022 nach Deutschland umgezogen sind (Wechsel von der beschränkten zur unbeschränkten Steuerpflicht), erhalten die EPP dagegen nicht vom Arbeitgeber. Solche Arbeitnehmer können die EPP nur über die Abgabe einer Einkommensteuererklärung für das Jahr 2022 erhalten.

Wenn alle Voraussetzungen für die Auszahlung der EPP durch den Arbeitgeber erfüllt sind, soll der Arbeitgeber die EPP im September 2022 auszahlen. Dabei spielt es keine Rolle, welcher Lohnabrechnungsmonat im September 2022 abgerechnet wird. Erfolgt die Lohnabrechnung betriebsbedingt erst im Folgemonat und wird im September 2022 daher erst der August 2022 abgerechnet, soll die Auszahlung trotzdem im September erfolgen. Arbeitgeber, die ihre Lohnsteueranmeldung nur vierteljährlich abgeben, können die EPP abweichend von der Regel im Oktober 2022 auszahlen.

Kann die Auszahlung aus organisatorischen oder abrechnungstechnischen Gründen nicht mehr fristgerecht im September 2022 erfolgen, hat die Finanzverwaltung jedoch keine Bedenken, wenn die Auszahlung mit der Lohnabrechnung für einen späteren Abrechnungszeitraum des Jahres 2022 erfolgt. Spätestens bis zur Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer muss die Auszahlung und Abrechnung jedoch erfolgt sein.

An pauschal besteuerte Minijobber darf der Arbeitgeber die EPP außerdem erst dann auszahlen, wenn eine schriftliche Bestätigung des Arbeitnehmers über das erste Arbeitsverhältnis vorliegt (siehe "Muster für die Bestätigung des ersten Arbeitsverhältnisses"). Diese Bestätigung ist zum Lohnkonto zu nehmen und aufzubewahren. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die Richtigkeit der Bestätigung zu prüfen, sondern darf sich auf die Angaben seines Arbeitnehmers verlassen.

Ob die Bestätigung bereits am Stichtag 1. September 2022 vorliegen muss, hat die Finanzverwaltung nicht geregelt. Daher sollte auch eine Nachreichung der Bestätigung möglich sein, beispielsweise weil der Arbeitnehmer vorübergehend erkrankt ist. Allerdings ist die Auszahlung erst nach Vorlage der Bestätigung möglich.

Die EPP ist kein Arbeitslohn und damit auch keine beitragspflichtige Einnahme in der Sozialversicherung. Daher wird die EPP auch nicht auf die 450 Euro-Grenze (ab Oktober 520 Euro-Grenze) für Minijobber oder den Mindesteigenbeitrag bei einer Riester-Rente angerechnet. Die vom Arbeitgeber ausgezahlte EPP unterliegt jedoch als sonstiger Bezug dem Lohnsteuerabzug. Bei der Berechnung der Vorsorgepauschale im Rahmen der Lohnsteuerberechnung ist sie allerdings nicht zu berücksichtigen, weil auf die EPP keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen.

Die Auszahlung der EPP muss der Arbeitgeber in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für 2022 durch den Großbuchstaben E dokumentieren. Dem Finanzamt wird damit die Möglichkeit gegeben, mögliche Doppelzahlungen zu erkennen. Bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung für 2022 sind noch Korrekturen und nachträgliche Auszahlungen oder Rückforderungen der EPP möglich, z. B. weil dem Arbeitgeber nachträglich bekannt wird, dass sich zum Stichtag der Hauptarbeitgeber geändert hat.

Für Minijobber, für die der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal erhoben hat, ist auch bei Auszahlung der EPP an den Arbeitnehmer keine Lohnsteuerbescheinigung auszustellen. Gibt der Arbeitnehmer eine Einkommensteuerklärung für 2022 ab, muss er selbst in der Einkommensteuererklärung angeben, dass er die EPP bereits vom Arbeitgeber erhalten hat.

Zur Refinanzierung können die Arbeitgeber die an ihre Arbeitnehmer ausgezahlte EPP von der einbehaltenen Lohnsteuer entnehmen. Übersteigen die insgesamt zu gewährenden EPP die abzuführende Lohnsteuer, wird dem Arbeitgeber der übersteigende Betrag von dem Finanzamt erstattet, an das die Lohnsteuer abzuführen ist. Wann dies der Fall ist, hängt davon ab, ob die Lohnsteuer monatlich, quartalsweise oder jährlich gezahlt wird:

Monatszahler: Die EPP ist in der am 12. September 2022 fälligen Lohnsteueranmeldung für August anzugeben und im September an die Arbeitnehmer auszuzahlen.

Quartalszahler: Bei einer quartalsweisen Lohnsteueranmeldung erfolgt die Verrechnung der EPP mit der am 10. Oktober 2022 fälligen Lohnsteueranmeldung für das III. Quartal. Der Arbeitgeber darf entscheiden, ob er in Vorleistung geht und die Pauschale bereits im September auszahlt oder diese erst nach der Verrechnung mit dem Finanzamt im Oktober auszahlt.

Jahreszahler: Arbeitgeber, die nur jährlich die Lohnsteuer abführen, sind nicht zur EPP-Auszahlung verpflichtet. Falls der Arbeitgeber die Pauschale trotzdem auszahlt, ist die Verrechnung in der am 10. Januar 2023 fälligen Jahressteueranmeldung vorgesehen.

Aufgrund der gesetzlichen Vorgabe kann die Refinanzierung nicht verschoben werden. Selbst im Falle einer späteren Auszahlung bleibt für die Refinanzierung der EPP bei monatlich einzureichenden Anmeldungen der 12. September 2022 als Stichtag maßgebend. Das Bundesfinanzministerium hat bereits ein geändertes Formular für die Lohnsteueranmeldung 2022 veröffentlicht, in das ein neues Feld mit der Kennzahl 35 für die EPP aufgenommen wurde. Dieses Feld darf nur in den Anmeldungszeiträumen August 2022, 3. Quartal 2022 und in der Jahresanmeldung 2022 ausgefüllt werden. Bei einer späteren Änderung der EPP ist daher die entsprechende Anmeldung zu korrigieren.

Die Auszahlung der EPP an die Arbeitnehmer ist eine Betriebsausgabe, die Refinanzierung über die Lohnsteuer eine Betriebseinnahme. Im Ergebnis sind die Zahlungsvorgänge zur EPP beim Arbeitgeber ohne Gewinnauswirkung. Kosten für den mit der Auszahlung der EPP verbundenen Aufwand werden vom Finanzamt nicht erstattet. Diese sind aber als Betriebsausgaben zu berücksichtigen.

Damit Minijobber die EPP vom Arbeitgeber ausgezahlt bekommen, müssen sie ihm zuerst schriftlich erklären, dass es sich um das erste Arbeitsverhältnis handelt. Eine bestimmte Form für diese Bestätigung ist nicht vorgeschrieben. Die Finanzverwaltung hat aber folgenden Formulierungsvorschlag gemacht:

"Hiermit bestätige ich ........ (Arbeitnehmer), dass mein am 1. September 2022 bestehendes Dienstverhältnis mit ........ (Arbeitgeber) mein erstes Dienstverhältnis (Haupt-Dienstverhältnis) ist. Mir ist bekannt, dass bei einer unrichtigen Angabe der Tatbestand einer Steuerstraftat oder -ordnungswidrigkeit vorliegen kann.

Hinweis: Die Energiepreispauschale steht jeder anspruchsberechtigten Person nur einmal zu, auch wenn im Jahr 2022 mehrere Tätigkeiten ausübt werden. In den Fällen einer geringfügigen Beschäftigung (Minijob) darf der Arbeitgeber die Energiepreispauschale nur dann an den Arbeitnehmer auszahlen, wenn es sich bei der Beschäftigung um das erste Dienstverhältnis (Haupt-Dienstverhältnis) handelt. Dadurch soll verhindert werden, dass die Energiepreispauschale an einen Arbeitnehmer mehrfach ausgezahlt wird."