Das steuerliche Reisekostenrecht erfährt durch die Lohnsteuerrichtlinien 2008 eine grundlegende Neufassung und eine deutliche Vereinfachung. Erwartungsgemäß sind nicht alle Änderungen im Sinne der Steuerzahler ausgefallen, doch die bessere Rechtssicherheit stellt in vielen Fällen einen angemessenen Ausgleich dar. Im Einzelnen sehen die Änderungen wie folgt aus:

Der Bundesfinanzhof hat in den letzten Jahren deutlich signalisiert, dass er die Differenzierung zwischen verschiedenen Formen der Auswärtstätigkeit nicht mehr für zeitgemäß hält. Entsprechend wurde die Unterscheidung zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit aufgegeben. Zukünftig gibt es nur noch die beruflich bedingte Auswärtstätigkeit. Die liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und nicht an einer seiner regelmäßigen Arbeitsstätten tätig wird. Dazu zählen übrigens auch Vorstellungsgespräche bei möglichen neuen Arbeitgebern. Eine Auswärtstätigkeit liegt außerdem dann vor, wenn der Arbeitnehmer typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird.

Die 30 km-Grenze bei Einsatzwechseltätigkeit und die Dreimonatsfrist für den Abzug der Fahrtkosten als Reisekosten entfallen. Fahrten zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte behandeln Sie dann zeitlich unbegrenzt als Reisekosten und nicht mehr ab dem vierten Monat als Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder als Familienheimfahrten. Ob aus einer vorübergehenden auswärtigen Tätigkeitsstätte doch eine weitere regelmäßige Arbeitsstätte wird, entscheiden zukünftig die Umstände des Einzelfalls.

Der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte wird erweitert: Als regelmäßige Arbeitsstätte wird der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers definiert - unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Nicht mehr relevant sind Art, zeitlicher Umfang und Inhalt der Tätigkeit. Die betriebliche Einrichtung gilt als regelmäßige Arbeitsstätte, wenn sie der Arbeitnehmer durchschnittlich an mindestens einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufsucht (entspricht 46 Tagen im Kalenderjahr).

Ab 2008 sind die Grundsätze für Auswärtstätigkeiten auch dann anzuwenden, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen seines Ausbildungsdienstverhältnisses oder als Teil seines Dienstverhältnisses vorübergehend eine Ausbildungs- oder Fortbildungsstätte außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte im Betrieb des Arbeitgebers aufsucht. Diese Änderung war unter anderem notwendig, damit die Arbeitgeber ihren Auszubildenden auch weiterhin die Fahrtkosten zur Berufsschule als Reisekosten steuerfrei ersetzen können. Andernfalls wäre zum Beispiel die Berufsschule unter den erweiterten Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte gefallen und es wären die Regelungen zur Entfernungspauschale zur Anwendung gekommen.

Aus der neuen Definition der regelmäßigen Arbeitsstätte folgt auch, dass für die Fahrten von der Wohnung zu einem gleich bleibenden Treffpunkt außerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung, von dem der Arbeitnehmer dann zur jeweiligen auswärtigen Tätigkeitsstätte weiterbefördert wird, der steuerfreie Ersatz oder der Werbungskostenabzug möglich ist.

Anders als bei den Fahrtkosten gilt für den steuerfreien Arbeitgeberersatz oder Werbungskostenabzug der Verpflegungsmehraufwendungen weiterhin die Dreimonatsfrist: Bei derselben Auswärtstätigkeit ist der Ansatz der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen nur für die ersten drei Monate zulässig.

Die Übernachtungspauschale für Inlands- und die Übernachtungsgelder für Auslandsübernachtungen sollten ursprünglich komplett entfallen. Auf den breiten Protest ist das Finanzministerium zumindest teilweise eingegangen: Der steuerfreie Arbeitgeberersatz ist weiter auch nach Pauschbeträgen möglich (20 Euro pro Inlandsübernachtung, landesabhängige Pauschalen für Auslandsübernachtungen). Nur für den Werbungskostenabzug müssen Übernachtungskosten zukünftig grundsätzlich nachgewiesen werden und können nicht mehr pauschal angesetzt werden.

Liegt ein Beleg vor, dem nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung entnommen werden kann, ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der reinen Übernachtungskosten für Frühstück um 20 % (im Inland also 4,80 Euro pro Frühstück), für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % des für den Unterkunftsort maßgebenden vollen Verpflegungspauschbetrags zu kürzen. Zukünftig gilt damit für In- und Auslandsübernachtungen dasselbe Verfahren. Da bei Auslandsübernachtungen oft kein Frühstück enthalten ist, kann der Arbeitnehmer dies handschriftlich auf der Rechnung vermerken und damit die Kürzung vermeiden. Dies gilt jedoch nur für Auslandsübernachtungen.