Die Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind immerhin noch zu 70 % steuerlich abzugsfähig. Dafür müssen aber neben weiteren Voraussetzungen auch formale und inhaltliche Anforderungen an den Bewirtungsbeleg erfüllt sein, die die Finanzverwaltung in einer Verwaltungsanweisung festgelegt hat. Nach rund 25 Jahren hat das Bundesfinanzministerium diese Verwaltungsanweisung zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungskosten als Betriebsausgaben überarbeitet und an die aktuellen gesetzlichen Regelungen angepasst. In diesem Zeitraum wurden nämlich nicht nur die umsatzsteuerlichen Vorgaben an Rechnungen sowie an elektronische Registrierkassen verschärft, sondern auch Regelungen zur digitalen Buchführung und Belegaufbewahrung geschaffen.

Der Betriebsausgabenabzug von Bewirtungskosten erfordert laut Gesetz einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Die schriftlichen Angaben müssen zeitnah gemacht werden. Dazu wird in der Regel ein formloses Dokument (sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) erstellt. Diesen Eigenbeleg muss der bewirtende Unternehmer unterschreiben und ihm zum Nachweis der Kosten die Restaurantrechnung beifügen. Auf dem Eigenbeleg genügen Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung. Die Restaurantrechnung muss dagegen maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein und folgende Angaben enthalten:

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Bewirtungsbetriebs. Das ist erfüllt, wenn sich aufgrund der Bezeichnungen in der Rechnung der Name und die Anschrift eindeutig feststellen lassen.

Ausstellungsdatum und Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung). Für den Leistungszeitpunkt (Bewirtungstag) genügt auch ein Verweis auf das Ausstellungsdatum, z. B. in der Form "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum". Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen dagegen nicht aus. Weil die Angabe des Leistungszeitpunkts klar über die Anforderungen für Kleinbetragsrechnungen hinausgeht, könnten Bewirtungsrechnungen insbesondere in diesem Punkt den Vorgaben des Fiskus nicht genügen, was zu entsprechenden Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung führt. Von Experten wird die erhöhte Anforderung zwar abgelehnt, zumal sie der umsatzsteuerlichen Vereinfachungsregelung zuwiderläuft. Wer sicher gehen will, muss den Beleg trotzdem auf diese Anforderung überprüfen.

Menge und Art der Speisen, Getränke und sonstigen Leistungen (Leistungsbeschreibung). Buchstaben, Zahlen oder Symbole, die für umsatzsteuerliche Zwecke ausreichen, oder die pauschale Angabe "Speisen und Getränke" mit Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme genügen für den Betriebsausgabenabzug nicht. Bezeichnungen wie z. B. "Menü 1", "Tagesgericht 2" oder "Lunch-Buffet" und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind jedoch zulässig.

Rechnungsbetrag (Preis für die Bewirtungsleistungen). Ein zusätzlich gewährtes Trinkgeld kann durch die maschinell erstellte Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Wird das Trinkgeld in der Rechnung nicht ausgewiesen, trägt der Gastgeber die Feststellungslast für den Nachweis von Trinkgeldzahlungen. Der Nachweis kann z.B. geführt werden, indem der Empfänger das Trinkgeld auf der Rechnung quittiert.

Sofern es sich bei der Bewirtungsrechnung um keine Kleinbetragsrechnung handelt (Rechnungsbetrag über 250 Euro), sind außerdem folgende Angaben zwingend erforderlich:

Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer. Unabhängig von anderen verpflichtenden Angaben für Belege aus elektronischen Kassen (z.B. Transaktionsnummer) braucht die Bewirtungsrechnung eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer.

Name des bewirtenden Unternehmers (Gastgeber). Diesen kann der Bewirtungsbetrieb auch handschriftlich auf der Rechnung vermerken.

Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Kassensystem, werden für den Betriebsausgabenabzug nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Andere Rechnungen (handschriftlich, lediglich maschinell erstellt etc.) erfüllen die Nachweisvoraussetzungen nicht und sind vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen. Der Gastgeber darf darauf vertrauen, dass die Rechnung ordnungsgemäß maschinell erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der Beleg vom elektronischen Kassensystem mit einer Transaktionsnummer und der Seriennummer des Kassensystems oder des Sicherheitsmoduls versehen wurde.

Für bis Ende 2022 ausgestellte Belege ist der Betriebsausgabenabzug auch unabhängig von diesen Angaben zulässig. Werden Bewirtungsleistungen erst nach dem Tag der Bewirtung in Rechnung gestellt und unbar bezahlt oder sind in dem bewirtenden Betrieb ausschließlich unbare Zahlungen möglich, ist die Vorlage des Belegs eines elektronischen Kassensystems nicht zwingend erforderlich. In diesem Fall ist der Rechnung der Zahlungsbeleg über die unbare Zahlung beizufügen.

Alle genannten Anforderungen sind auch bei Bewirtungen im Ausland zu erfüllen. Ist eine detaillierte, maschinell erstellte Rechnung nicht zu erhalten, muss dies glaubhaft gemacht werden. Liegt nur eine handschriftliche Rechnung vor, muss der Gastgeber glaubhaft machen, dass im Bewirtungsland keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.

Auf digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und -belege geht das Ministerium ebenfalls ein. Die Vorgaben orientieren sich dabei an den allgemeinen Regeln für digitale oder digitalisierte Belege. Schließlich weist das Ministerium noch darauf hin, dass erhöhte Anforderungen an den Nachweis geschäftlich veranlasster Bewirtungen nach den aktualisierten Regelungen erst für Bewirtungsaufwendungen nach dem 1. Juli 2021 verpflichtend sind.