Das Finanzamt darf im Rahmen einer Betriebsprüfung Einsicht in die gespeicherten Buchhaltungsdaten nehmen und das vorhandene EDV-System zur Prüfung dieser Daten nutzen. Es kann auch verlangen, dass die Daten nach seinen Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihm auf einem Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten dafür muss das Unternehmen selbst tragen.

Die Oberfinanzdirektion Rheinland weist aber darauf hin, dass die Bildung einer Rücklage für die Anpassung des EDV-Systems an diese Vorgaben nicht zulässig ist, weil die gesetzliche Vorgabe weder inhaltlich noch zeitlich so konkret ist, dass sie von einer Innenverpflichtung eindeutig abgegrenzt werden könnte. Außerdem ist die Nichtbeachtung dieser Vorschriften nicht sanktionsbewehrt, auch wenn dann eine Steuerschätzung droht.